Office Managerin / Kaufmännische Mitarbeiterin (m/w/d)

Über diese Position

Wir vertreten einen Mandanten aus Freiburg im Breisgau, der eine Office Managerin / Kaufmännische Mitarbeiterin (m/w/d) sucht. Sie sind mehr als nur die erste Anlaufstelle – Sie halten den Büroalltag zusammen, koordinieren vielfältige Aufgaben und sind eine verlässliche Unterstützung für das gesamte Team.

Verantwortlichkeiten

• Sicherstellung der telefonischen und allgemeinen Erreichbarkeit der Zentrale
• Erste Ansprechperson für Kunden sowie Bearbeitung und Dokumentation von Anfragen im CRM-System
• Aufnahme und Weitergabe von Kundenfeedback
• Koordination und Terminierung interner und externer Termine
• Planung und Organisation von Dienstreisen und Firmenfahrzeugen
• Organisation und Bestellung von Büro-, Verbrauchs- und Mitarbeitermaterialien
• Ansprechpartner für Vermieter und Koordination von Themen rund um Büroflächen
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
• Unterstützung im kaufmännischen Bereich, insbesondere in der Auftragsabwicklung
• Erstellung von Rechnungen sowie Unterstützung bei Planungen und Umsatzprognosen
• Unterstützung und Assistenz der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Was wir suchen

• Eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude daran, unterschiedliche Themen gleichzeitig zu koordinieren
• Ein hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Flexibilität
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und Bereichen
• Kommunikationsstärke sowie eine offene, freundliche und serviceorientierte Persönlichkeit
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen; Erfahrung mit CRM-Systemen ist von Vorteil
• Die Fähigkeit, auch bei wechselnden Prioritäten den Überblick zu behalten
• Idealerweise Erfahrung im Office Management, in der Assistenz, im kaufmännischen Bereich oder in einer ähnlichen Position

Wie wir mit Ihnen zusammenarbeiten

Bewerber reichen ihre Unterlagen über getajob.ai ein. Unser Recruiting-Team führt ein erstes Screening durch und bespricht Ihre Qualifikationen sowie Karriereziele. Geeignete Kandidaten werden dann unserem Mandanten vorgestellt. Bitte kontaktieren Sie das Unternehmen nicht direkt – alle Kommunikation läuft über Get A Job.ai, um einen professionellen und strukturierten Prozess zu gewährleisten.

Vergütung

Die Vergütung wird direkt mit unserem Mandanten verhandelt und richtet sich nach Erfahrung und Qualifikation.

Chancengleichheit: Get A Job.ai setzt sich für Chancengleichheit ein. Wir begrüßen Bewerbungen von qualifizierten Kandidaten unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Behinderung oder anderen geschützten Merkmalen.