Junior Office Coordinator / Office Manager

Ahoj, ahoj!

Voláme sa Josef a Lenka a do týmu hľadáme parťáka / parťáčku na part-time pozíciu Office Coordinator / Office Manager.

Niekoho, kto bude:

• starať sa o to, aby veci okolo fungovali,

• byť organizovaný, spoľahlivý a mať rád poriadok v kancelárii rovnako ako v kalendári,

• mať chuť tráviť cca 15–20 hodín týždenne v práci, ideálne pravidelne pár dní v týždni (minimálne pondělky a štvrtky),

• spolupracovať na základe zmluvy o vykonaní práce.

Ideálne napríklad pre študenta/študentku VŠ, človeka na čiastočný úväzok alebo niekoho, kto chce zbierať skúsenosti v modernej firme a zároveň mať čas na ďalšie veci.

Čo bude tvoja práca?

Nebudeš „len“ slepo plniť úlohy – budeš ten človek, vďaka ktorému má tím pokoj na prácu, pretože kancelária, prostredie aj drobná administratíva jednoducho šľapú.

Tvoja agenda:

Správa kancelárie o 20 ľuďoch

• postarať sa o poštu, balíky, objednávanie kancelárskych a prevádzkových potrieb, dopĺňanie zásob, strážiť, aby nič dôležité nedochádzalo.

Koordinácia vybavenia a dodávateľov

• komunikovať s dodávateľmi (kuriéri, upratovanie, servis, pošta, jedlo, pitie…),

• riešiť drobné pochôdzky a rezervácie, keď je potrebné niečo zariadiť „offline“.

Podpora tímu a nováčikov

• pomáhať s onboardingom, ktorý väčšinou prebieha v Prahe, ale raz za čas aj v Bratislave (pripraviť pracovné miesto, prístupy, welcome balíček),

• strážiť rezervácie zasadačiek,

• pomôcť s organizáciou meetingov a interných akcií.

Organizácia akcií

• raz mesačne spoločné raňajky, All-Hands – od cateringu a zapojení TV až po praktické detaily okolo akcie.

Workplace koordinácia

• strážiť, aby prostredie v kancelárii bolo príjemné, funkčné a bezpečné – od drobných prevádzkových vecí až po komfort a servisné služby.

Neboj, všetko ti ukážeme a odovzdáme – nepotrebujeme niekoho s dlhoročnou praxou, ale skôr šikovného človeka, na ktorého je spoľah.

Čo budeš potrebovať?

Nejde nám o dlhé roky skúseností, ale o prístup, spoľahlivosť a chuť učiť sa.

Hodiť sa ti bude:

• Dobrá organizácia a komunikácia – vedieť si zoradiť priority a nestratiť sa, ani keď riešiš viac vecí naraz.

• Základná skúsenosť s administratívou je plus, ale nie podmienka – väčšinu vecí ťa radi naučíme.

• Samostatnosť a proaktivita – vidíš, že niečo nefunguje? Povieš si o pomoc alebo to rovno navrhneš či „pošťuchneš“ k riešeniu.

• Schopnosť doraziť do kancelárie vopred dohodnutých blokoch (ideálne v dňoch, keď je tím najviac na mieste alebo sú naplánované eventy).

• MS Office – Word/Excel/Outlook… žiadna „rocket science“, ale základná orientácia je nutnosť.

• Angličtina na komunikatívnej úrovni – sme súčasťou medzinárodnej firmy a firemným jazykom je angličtina, občas sa hodí (mail, call, dokument).

A hlavne – príjemné vystupovanie, zdravý sedliacky rozum a chuť byť „tým človekom pre všetko“, čo sa týka kancelárie. 🙂

Co nabízíme?

• Zmysluplú rolu – na tvojej práci bude hneď vidieť dopad, pretože ovplyvňuje každodenné fungovanie celého týmu.

• Flexibilný part-time (15–20 h týždenne) – dohodneme sa na rozložení podľa školy / inej práce; potrebujeme ale určitú pravidelnosť.

• Neformálne prostredie menšieho týmu v rámci medzinárodnej skupiny – viac slobody, menej korporátnych procesov.

• Priateľský kolektív, kde sa komunikuje na rovinu a kde sa ľudia fakt poznajú menom.

• Možnost priučiť sa zákulisie firmy z oblasti HR, operations aj každodenného chodu spoločnosti.

Originally posted on Himalayas